Te cztery litery – RODO – są ważne dla wszystkich, którzy prowadzą jakąkolwiek działalność gospodarczą lub zawodową. 25 maja 2018 roku w życie bowiem weszły nowe przepisy w zakresie ochrony i przetwarzania danych osobowych, w skrócie zwane RODO. A ponieważ za ich naruszenie przewidziano kary pieniężne nawet do 20 milionów euro, to nic dziwnego, że początkowo mogliśmy obserwować niemalże zbiorową panikę w tym względzie. Czy jednak rzeczywiście było i jest się czego obawiać i gdzie jest RODO w pracy fotografa? Wyjaśnienie  znajdziecie w serii artykułów poświęconych tematowi ochrony danych osobowych.

Czym jest RODO?

Zacznijmy od wyjaśnienia, że tajemniczy skrót RODO oznacza po prostu Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, którego pełna nazwa to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych. Jego zadaniem jest wprowadzenie jednolitych zasad ochrony danych osobowych we wszystkich państwach członkowskich UE, dostosowanie ich do postępu technicznego i globalizacji oraz uwzględnienie funkcji społecznej danych osobowych. Jako rozporządzenie prawa UE akt ten nie wymaga implementacji do krajowego porządku prawnego. Będzie nas obowiązywać w sposób bezpośredni już od 25 maja 2018 r., zatem na dostosowanie się do nowych przepisów nie zostało wiele czasu.

Czy fotograf przetwarza jakieś dane osobowe?

Tak! Z uwagi na szeroką definicję przetwarzania danych osobowych odpowiedź może być tylko jedna. W myśl RODO danymi osobowymi są bowiem wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. Z kolei przetwarzaniem danych osobowych są wszelkie operacje wykonywane na takich danych, w tym ich zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Pomijając w tym miejscu kwestię zbierania przez fotografa – jako przedsiębiorcę – danych swoich klientów, takich jak imię, nazwisko, numer telefonu, adres email, skupmy się bardziej na sprawie trochę mniej oczywistej. Nie każdy zdaje sobie z tego sprawę, ale również i wizerunek człowieka jest daną osobową. A skoro tak, to w momencie wykonania zdjęcia fotograf dokonuje zebrania i utrwalenia tego wizerunku w pamięci aparatu. Innymi słowy: przetwarza dane osobowe. Co oczywiste, problematyka ta dotyczy wyłącznie zdjęć przedstawiających ludzi.

O czym powinien pomyśleć fotograf?

W związku z tym powstaje zasadnicze pytanie, jak dalej wykonywać swoją pracę bez naruszenia przepisów o chronię danych osobowych? Jak administrować danymi osobowymi, jak je zabezpieczyć, czy ich zbiór trzeba gdzieś zgłosić? Czy zawsze konieczne jest uzyskanie zgody osoby fotografowanej na przetwarzanie jej danych osobowych? Czy taka zgoda wymagana jest od każdego uczestnika imprezy sportowej i gościa weselnego? O czym należy poinformować przed wykonaniem zdjęcia? Czy pod rządami nowych przepisów można pochwalić się wykonanymi fotografiami w swoim portfolio na stronie internetowej? Na te i inne pytania odpowiemy w kolejnych artykułach, ograniczając się na razie do tego krótkiego wprowadzenia.

Zgodność przetwarzania z prawem

Na początek warto wiedzieć, że RODO wskazuje na sześć warunków, których spełnienie (przynajmniej jednego z nich) pozwala stwierdzić, że przetwarzanie danych osobowych nastąpiło zgodnie z prawem. Wstępnie, z punktu widzenia fotografa, najważniejsze są dwa z tych warunków.

Przetwarzanie niezbędne

Po pierwsze, przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeśli jest ono niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, jeszcze przed zawarciem umowy. Jest to bardzo istotne udogodnienie, ponieważ dzięki niemu nie ma konieczności uzyskiwania zgody klienta na przetwarzanie jego danych osobowych. Nie ma też potrzeby, aby nawet w pisemnych umowach zawierać zgodę na przetwarzanie danych, skoro zgoda i zakres przetwarzania wynika wprost z przedmiotu samej umowy. Przykładowo, jeśli fotograf wykonuje na zlecenie klienta jego zdjęcie portretowe, to w celu wykonania zlecenia siłą rzeczy musi przetworzyć dane tego klienta – czyli zrobić zdjęcie, a tym samym utrwalić wizerunek klienta, będący daną osobową.

Należy jednak zwrócić uwagę na bardzo ważną kwestię. Jakie przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy? Jeśli na przykład przedmiotem umowy jest wykonanie zdjęcia portretowego, jego retusz, a na koniec wydruk? Można wtedy założyć, że dozwolone jest zebranie danej osobowej w postaci wizerunku (innymi słowy wykonanie zdjęcia), jej utrwalenie w pamięci aparatu, przeniesienie do pamięci komputera, modyfikacja w programie i utrwalenie na papierze. Z pewnością do wykonania takiej umowy nie jest konieczne zamieszczenie zdjęcia w portfolio fotografa na stronie internetowej. Do przetwarzania danych w ten sposób zwykle nie wystarczy powołanie się na wykonywanie umowy, choć sytuacja taka mogłaby mieć miejsce w przypadku zdjęć i umów TFP*, kiedy celem umowy jest właśnie pozyskanie zdjęć dla celów autopromocji.

Przetwarzanie za zgodą

W standardowych przypadkach z pomocą przyjdzie drugi z wymienianych przez RODO warunków legalności przetwarzania danych osobowych. Jest nim zgoda osoby, której dane dotyczą, na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów. Jeśli więc fotografowana osoba wyrazi zgodę na przetwarzanie danych osobowych poprzez zamieszczenie jej zdjęcia w portfolio fotografa na stronie internetowej, to fotograf będzie mógł w ten sposób się promować. W tym miejscu trzeba też wstępnie zaznaczyć, że RODO przewiduje dalsze wymogi odnośnie formy, treści i warunków wyrażenia zgody.

Pamiętajmy też, że wizerunek chroniony jest nie tylko na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych. Chroni go również ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Są to dwa różne, niezależne od siebie, reżimy ochrony wizerunku. W niektórych przypadkach może okazać się, że choć RODO nie wymaga uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych, to taki wymóg będzie wynikał z prawa autorskiego – i odwrotnie.

„A czy Ty jesteś gotowy na RODO?”

Warto zdawać sobie sprawę, że już wcześniej obowiązywały nas przepisy polskiej ustawy o ochronie danych osobowych, która nie różniła się aż tak bardzo od przepisów RODO. Oczywiście RODO wprowadziło pewne nowe rozwiązania. Mimo to swojego czasu na stronach internetowych zamieszczano zegary odliczające czas do wejścia w życie nowych przepisów. W prasie pisano się o nowej metodzie wyłudzania pieniędzy „na RODO”. Z każdej strony atakowały hasła „A czy Ty jesteś gotowy na RODO?”. Na billboardach pojawiła się nawet reklama szafy biurowej „dostosowanej do RODO”. Skąd ta zbiorowa panika?

Wiadomo, że chodzi o pieniądze

RODO w wielu względach ustanawia obowiązki mniej uciążliwe dla osób przetwarzających dane osobowe niż dotychczasowe przepisy. Przewiduje jednak bardzo ważną nowość – ogromne kary za każde naruszenie przepisów. Ogromne, bo zgodnie z rozporządzeniem za każde naruszenie może zostać nałożona administracyjna kara pieniężna w wysokości do 20 milionów euro. W przypadku przedsiębiorstwa może to być kara do wysokości do 4% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego. Dopiero te kary spowodowały, że wszyscy gorączkowo przeglądają i poprawiają dotychczas stosowane formularze zgód na przetwarzanie danych.  A nawet dopiero je przygotowują. Zaznaczmy przy tym jednak, że w większości przypadków zagrożenie karą jest jednak trochę przesadzone. Rozporządzenie przewiduje bowiem maksymalne wysokości kar, a ich indywidualny wymiar zależy od wielu czynników. Są nimi: charakter, waga i czas trwania naruszenia, umyślność, współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia, osiągnięte korzyści finansowe.

*W skrócie, na mocy umowy TFP (Time for Print/Portfolio, co tłumaczone jest tako „czas za odbitkę/portfolio”), fotograf poświęca swój czas, umiejętności i sprzęt w zamian za wizerunek modela. Co mają z tego strony umowy TFP? Profesjonalne zdjęcia do wykorzystania w celu autopromocji – czy to w agencji modeli, czy na stronie z portfolio fotografa. Co oczywiste, do wykonania celu umowy TFP, konieczne jest przetworzenie danej osobowej w postaci wizerunku modela między innymi poprzez zamieszczenie go w swoim portfolio.

Autor tekstu: Magdalena Stasiak, prawnik, ekspert portalu Fotoprawo.pl
kontakt: magdalena_stasiak@outlook.com